Mitglieder
Lade Personen ein, verwalte Berechtigungsgruppen und kontrolliere den Zugriff auf deinen Workspace
Mitglieder sind die Personen in deiner Organisation, die Spedy nutzen. Du kannst neue Mitglieder einladen, ihnen Berechtigungsgruppen zuweisen und sie entfernen, wenn sie gehen.
Neue Mitglieder einladen
Um jemanden in deine Organisation einzuladen:
- Gehe zu Einstellungen > Mitglieder
- Klicke auf Mitglied einladen
- Gib die E-Mail-Adresse ein
- Aktiviere das Kontrollkästchen Ist Kunde, wenn die Person ein externer Kunde ist (dies filtert die verfügbaren Berechtigungsgruppen auf den Typ CUSTOMER statt INTERNAL)
- Wähle eine Berechtigungsgruppe aus dem Dropdown -- diese bestimmt, was die Person sehen und tun kann
- Wähle optional ein oder mehrere Teams aus, denen die Person hinzugefügt werden soll
- Klicke auf Einladung senden
Die Person erhält eine E-Mail-Einladung mit einem Link, um deiner Organisation beizutreten. Wenn sie noch kein Spedy-Konto hat, wird sie aufgefordert, eines zu erstellen. Der Einladungslink ist zeitlich begrenzt gültig.
Interne Mitglieder (keine Kunden) zählen zu deinen abgerechneten Plätzen. Kunden-Plätze sind kostenlos.
Mitglieder-Rollen
Jedes Mitglied hat eine von drei organisationsweiten Rollen, die das allgemeine Zugriffsniveau bestimmt:
| Rolle | Beschreibung |
|---|---|
| Admin | Voller Zugriff auf alles -- alle Boards, Einstellungen, Mitglieder und Teams |
| Teammitglied | Zugriff auf Boards über Team-Zuweisungen, kann Tickets erstellen und verwalten |
| Kunde | Eingeschränkter Zugriff auf speziell zugewiesene Boards, kann Tickets ansehen und Kommentare hinterlassen |
Für eine detaillierte Aufschlüsselung, was jede Rolle tun kann, siehe Rollen & Berechtigungen.
Berechtigungsgruppen-Zuweisung
Jedem Mitglied wird eine oder mehrere Berechtigungsgruppen zugewiesen, die granulare Kontrolle über den Zugriff ermöglichen. Berechtigungsgruppen sind von den drei Organisationsrollen getrennt und erlauben die Feinabstimmung spezifischer Fähigkeiten.
Um die Berechtigungsgruppe eines Mitglieds zu ändern:
- Gehe zu Einstellungen > Mitglieder
- Finde das Mitglied in der Liste
- Aktualisiere die Berechtigungsgruppen-Zuweisung
Mehr über Berechtigungsgruppen findest du unter Rollen & Berechtigungen.
Wochenstunden hinterlegen
Die Wochenstunden sind die vertraglich vereinbarten Stunden pro Woche einer Person. Sie sind die Grundlage der Spalte Auslastung unter Planung & Reports → Überblick -- ohne sie bleibt diese Spalte leer, weil Spedy keine 40-Stunden-Woche unterstellt.
So trägst du sie ein:
- Gehe zu Einstellungen > Mitglieder
- Finde die Person in der Liste
- Trage im Feld Wochenstunden die Stunden ein -- z. B.
40 - Speichern
Danach steht auf der Zeile der Person 40 Std./Woche.
Was du wissen solltest:
- Erlaubter Bereich: 0 bis 168 Stunden. Werte darüber oder darunter werden abgelehnt.
- Leeres Feld = keine Kapazität. Löschst du den Wert, verschwindet die Person wieder aus der Auslastungsrechnung -- das ist kein Fehler, sondern die bewusste Aussage „keine Kapazität hinterlegt".
- Nur interne Mitglieder. Kunden haben das Feld nicht: Ein Kundenzugang ist keine Kapazität deines Teams.
- Wer darf das? Die Berechtigung
members:edit(Admins haben sie). Wer sie hat, kommt aus dem Überblick über den Button Wochenstunden hinterlegen direkt hierher; alle anderen sehen dort weiterhin nur den erklärenden Hinweis. - Rückwirkend? Nein. Die Auslastung rechnet mit den aktuell hinterlegten Stunden. Ändert sich ein Vertrag, trage den neuen Wert ein -- historische Zeiträume werden mit demselben Wert berechnet.
Mitglied entfernen
Um jemanden aus deiner Organisation zu entfernen:
- Gehe zu Einstellungen > Mitglieder
- Finde das Mitglied, das du entfernen möchtest
- Klicke auf den Entfernen-Button
- Bestätige die Entfernung
Das Entfernen eines Mitglieds widerruft sofort den gesamten Zugriff. Die bisherige Aktivität der Person (Kommentare, Ticket-Änderungen usw.) wird für den historischen Verlauf beibehalten, aber sie kann sich nicht mehr in deinen Workspace einloggen.
Wenn ein entferntes Mitglied in Zukunft wieder Zugriff benötigt, musst du eine neue Einladung senden.
Mitglied deaktivieren
Deaktivieren sperrt ein Mitglied, ohne es zu entfernen. Die Deaktivierung wirkt sofort: Das Mitglied wird aus allen Sitzungen abgemeldet, seine Live-Verbindung wird getrennt, und alle API-Tokens werden endgültig widerrufen -- seine eigenen, die der Agenten, die ihm gehören, und die Tokens, die es erstellt hat. Aktivierst du das Mitglied später wieder, muss es neue Tokens erstellen.
Wer kann Mitglieder verwalten?
Nur Admins können Mitglieder einladen, entfernen und verwalten. Die Einladungsfunktion erfordert zusätzlich die Berechtigung canInviteMembers. Teammitglieder und Kunden haben keinen Zugriff auf die Mitgliederverwaltung.