Automationen

Automationen verwandeln wiederkehrende Board-Arbeit in Hintergrundregeln. „Wenn ein kritisches Ticket erstellt wird, weise es dem Bereitschaftsdienst zu und informiere den #incidents-Kanal." „Jeden Montag um 9 einen Wochenreport-Webhook feuern." Du richtest die Regel einmal ein -- den Rest übernimmt Spedy.

Automationen sind Teil des Pro-Plans. Du findest sie in den Board- und in den Organisations-Einstellungen.

So funktioniert eine Automation

Jede Regel hat drei Teile:

1. Auslöser -- das Ereignis, das die Regel startet
2. Bedingungen -- optionale Filter, die entscheiden, ob die Regel laufen soll
3. Aktionen -- ein oder mehrere Schritte, die ausgeführt werden

Wenn du es in einem Satz sagen kannst -- „Wenn X passiert und Y zutrifft, dann tue Z" -- kannst du es als Automation bauen.

Auslöser

Du kannst aus 14 Auslösern wählen:

• Ticket-Events -- erstellt, aktualisiert, gelöscht, Status geändert, zugewiesen
• Label-Events -- Label hinzugefügt, Label entfernt
• Kommentare -- neuer Kommentar auf einem Ticket
• Custom Fields -- ein Feldwert hat sich geändert
• Projektfortschritt -- Meilenstein erreicht, Release angelegt
• Pull Requests -- gemergt, Status geändert
• Zeitplan -- läuft nach einem Zeitplan (minimales Intervall: 15 Minuten)

Für Zeitplan-Auslöser gibt es Quick-Select-Buttons für gängige Intervalle (alle 15 Minuten, stündlich, täglich, wöchentlich) -- du musst keine Cron-Expression schreiben.

Bedingungen

Bedingungen sind optional, schränken aber eine Regel auf bestimmte Fälle ein. Du kannst filtern nach:

• Ticket-Typ, Priorität, Assignee, Team, Labels
• Wie lange ein Ticket schon im aktuellen Status ist
• Jedem Custom Field auf dem Ticket

Der Bedingungs-Builder arbeitet mit Live-Daten deines Boards: Wähle User:in, Team, Status oder Label aus einem Dropdown -- keine IDs mehr kopieren. Bei Feldern wie Select oder Checkbox passt sich das Wert-Eingabefeld automatisch an. Für „ist einer von" / „ist keiner von" kannst du mehrere Werte auswählen.

Mehrere Bedingungen werden immer mit UND verknüpft. Bis zu 10 Bedingungen pro Regel sind möglich.

Aktionen

Aktionen laufen sequenziell ab, eine nach der anderen. Per Drag-and-Drop kannst du die Reihenfolge ändern. Eine Regel kann bis zu 20 Aktionen enthalten.

Verfügbare Aktionen:

• Status ändern -- ein Ticket auf einen anderen Status verschieben
• Person / Team zuweisen
• Label hinzufügen / entfernen
• Kommentar posten (mehrzeilige Inhalte werden unterstützt)
• Benachrichtigung senden an eine bestimmte Empfängergruppe
• Ticket anlegen -- mit vorgefülltem Titel, Beschreibung, Priorität usw.
• Custom Field aktualisieren
• Zu Meilenstein / Release hinzufügen
• Webhook senden -- an eine beliebige externe URL, optional mit Authentifizierung
• AI-Agent anstoßen -- Übergabe an einen Agenten, der den Kontext versteht

Wenn eine Aktion fehlschlägt

Du entscheidest, was passiert, wenn eine Aktion in der Kette fehlschlägt:

• Weitermachen (Standard) -- die fehlgeschlagene Aktion überspringen und fortsetzen
• Stoppen -- den Rest der Kette abbrechen

So wird z. B. eine kritische Benachrichtigung verschickt, auch wenn ein optionaler Webhook klemmt.

Webhooks mit Authentifizierung

Wenn du eine Webhook senden-Aktion hinzufügst, konfigurierst du direkt im Rule-Builder, wie Spedy sich gegenüber dem Zielsystem authentifiziert:

• Bearer-Token -- wird als Authorization: Bearer <token> gesendet, der Standardfall für moderne APIs
• Basic-Auth -- Username und Passwort, Base64-kodiert
• Custom Header -- beliebiger Header-Name und Wert, ideal für signierte Payloads
• Keine -- offener Webhook ohne Authentifizierung

Spedy blockiert zusätzlich riskante Header-Namen (Host, Connection, Transfer-Encoding, Proxy-Authorization, Content-Length), sodass du nicht versehentlich einen unsicheren Webhook erstellen kannst.

Vorschau-Modus (Dry Run)

Bevor du eine Regel aktivierst, klicke auf Dry Run, um zu sehen, was passieren würde. Spedy nimmt die letzten fünf Tickets deines Boards, wertet die Regel gegen jedes aus und zeigt dir:

• welche Bedingungen gematcht hätten
• welche Aktionen ausgeführt worden wären

Es wird nichts verändert. Das ist der sicherste Weg, eine Regel an echten Daten zu testen.

Jetzt ausführen

Für Regeln, die außerhalb ihres normalen Rhythmus laufen sollen -- typischerweise Zeitplan-Regeln -- klicke auf Jetzt ausführen. Spedy queued einen sofortigen Lauf.

Protokoll

Jede Ausführung wird 90 Tage lang protokolliert, egal wie sie ausgelöst wurde. Das Protokoll zeigt dir:

• Ergebnis -- Erfolg, teilweise fehlgeschlagen, fehlgeschlagen, übersprungen
• Dauer
• Fehlerdetails, falls etwas schiefging

Du kannst nach Ergebnis filtern, um problematische Regeln schnell zu finden.

Vorlagen

Du musst nicht bei Null anfangen. Die Vorlagen-Galerie im Rule-Builder enthält fertige Workflows:

• Bei kritischem Ticket benachrichtigen
• Eskalation, wenn ein Ticket zu lange im selben Status hängt
• Tickets automatisch labeln, basierend auf Titel-Stichwörtern
• An einen AI-Agent übergeben, wenn Kriterien erfüllt sind

Ein Klick auf eine Vorlage öffnet sie im Builder zum Anpassen.

Board- vs. Organisations-Regeln

Automationen leben auf zwei Ebenen:

• Board-Regeln -- nur für ein Board gültig. Ideal für team- oder projektspezifische Workflows.
• Organisations-Regeln -- für die ganze Organisation. Ideal für boardübergreifende Workflows und zeitgesteuerte Jobs.

Du erreichst beide über den jeweiligen Einstellungen → Automationen-Bereich. Der Builder sieht in beiden Fällen gleich aus.

Berechtigungen

Zwei Berechtigungen steuern den Zugriff:

• automations:view -- Regeln und das Protokoll sehen
• automations:manage -- Regeln erstellen, bearbeiten, pausieren, ausführen und löschen

Du weist sie über die Berechtigungsgruppen deiner Organisation zu.

Limits

Wenn eine Regel versehentlich eine andere triggert, die wiederum eine weitere: Spedy stoppt bei Ebene drei -- so kannst du dir keine Endlosschleife bauen.

Erste Schritte

1. Öffne ein Board → Einstellungen → Automationen
2. Klicke auf Neu aus Vorlage oder Regel erstellen
3. Konfiguriere Auslöser, Bedingungen und Aktionen
4. Führe einen Dry Run gegen aktuelle Tickets aus
5. Aktiviere die Regel

Für organisationsweite Regeln gehst du analog in Organisations-Einstellungen → Automationen.