Zeiterfassung

Spedy beinhaltet eine integrierte Zeiterfassung, damit dein Team festhalten kann, wie viel Zeit für jedes Ticket aufgewendet wird. Nutze Live-Timer für aktive Arbeit oder füge manuelle Einträge nachträglich hinzu. Zeitdaten fließen in Berichte ein und können mit externen Tools wie MOCO synchronisiert werden.

Erste Schritte

Die Zeiterfassung muss von einem Admin in den Organisationseinstellungen aktiviert werden. Sobald sie aktiviert ist, erscheinen Timer-Steuerungen bei Tickets und in der Seitenleiste.

Gehe zu Einstellungen > Zeiterfassung und aktiviere die Funktion.

Timer verwenden

Timer starten

Es gibt mehrere Wege, einen Timer zu starten:

• Öffne ein Ticket und klicke auf Timer starten
• Nutze die Timer-Steuerung in der Seitenleiste

Pro Ticket kann nur ein Timer gleichzeitig laufen. Du kannst bis zu 10 gleichzeitige Timer für verschiedene Tickets haben.

Timer stoppen

Wenn du einen Timer stoppst, erstellt Spedy einen Zeiteintrag mit der verstrichenen Dauer. Optional kannst du eine Beschreibung deiner Arbeit hinzufügen.

Aktive Timer ansehen

Alle laufenden Timer sind in der Seitenleiste sichtbar. Jeder zeigt die Ticket-Referenz, die verstrichene Zeit und einen Stopp-Button.

Manuelle Zeiteinträge

Falls du vergessen hast, einen Timer zu starten, kannst du manuelle Zeiteinträge hinzufügen.

1. Öffne das Ticket, an dem du gearbeitet hast
2. Gehe zum Bereich Zeit
3. Klicke Zeiteintrag hinzufügen
4. Gib die Dauer und optional eine Beschreibung ein
5. Speichere den Eintrag

Dauer-Formate

Dauer-Felder — sowohl das manuelle Eingabeformular als auch die Schnell-Anpassung im Zeit-Widget der Seitenleiste — verstehen natürliche Dauer-Angaben, nicht nur reine Minuten:

• Reine Zahlen sind Minuten: 10 bucht 10 Minuten.
• Einheiten und Kombinationen: 1h 30m, 2d, 2w — dabei gilt d = 8h (Arbeitstag) und w = 40h (Arbeitswoche).
• Abziehen mit -: In der Schnell-Anpassung der Seitenleiste zieht ein führendes Minus von deiner jüngsten Buchung ab, z. B. -5 (5 Minuten) oder -1h.

Es gibt keine 6-Minuten-Untergrenze mehr: 5m bucht genau 5 Minuten.

Geschätzte Stunden

Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Tickets kannst du Geschätzte Stunden setzen. Die Ticket-Detailansicht zeigt einen Vergleich von geschätzter und tatsächlich erfasster Zeit.

Zeitberichte

Sieh dir Zeitberichte im Bereich Zeit in der Seitenleiste an. Berichte zeigen:

• Zeit pro Ticket
• Zeit pro Teammitglied
• Zeit pro Board
• Vergleich geschätzter vs. tatsächlicher Stunden

Nutze die Zeitprotokoll-Ansicht unter Issues für eine filterbare Liste aller Zeiteinträge.

Abrechenbarkeit pro Projekt

Jedes Projekt hat unter Projekteinstellungen → Zeit & Budget einen Bereich Abrechenbarkeit, in dem du die Abrechenbarkeit von Zeiteinträgen steuerst.

Abrechenbarkeit pro Ticket-Typ

Ein Link führt zur Konfiguration pro Ticket-Typ. Dort legst du fest, ob neue Zeiteinträge standardmäßig abrechenbar oder nicht abrechenbar sind — für jeden Ticket-Typ einzeln (Feature, Bug, Epic usw.).

Alle Projektzeit auf nicht abrechenbar setzen

Klicke auf Alle Einträge auf nicht abrechenbar setzen, um sämtliche Zeiteinträge des Projekts rückwirkend auf „nicht abrechenbar" zu setzen. Das ist praktisch für interne Projekte, bei denen nachträglich entschieden wird, dass keine Zeit in Rechnung gestellt wird.

• Bereits gesperrte oder in MOCO abgerechnete Einträge werden übersprungen. Spedy zeigt danach, wie viele Einträge geändert und wie viele übersprungen wurden.
• Die Aktion erfordert die Berechtigung Zeiterfassung verwalten.
• Falls MOCO verbunden ist, werden die geänderten Einträge im Hintergrund an MOCO gepusht.

Festpreis-Abrechnung

Ist ein Ticket als Festpreis markiert und trägt ein Budget, werden alle Stunden über dem Budget automatisch als nicht verrechenbar gesetzt. Beide Felder findest du in den Eigenschaften des Tickets -- siehe Tickets → Budget und Festpreis.

Wie gerechnet wird

Deine Zeiteinträge werden in Buchungsreihenfolge gegen das Budget gerechnet:

1. Einträge, die noch komplett ins Restbudget passen, bleiben verrechenbar.
2. Die Buchung, die die Grenze reißt, wird geteilt: Der Teil im Budget bleibt verrechenbar (die ursprüngliche Buchung schrumpft und endet an der Grenze), der Rest wird ein eigener Eintrag direkt dahinter -- nicht verrechenbar und als über Budget gekennzeichnet.
3. Alles, was danach gebucht wird, ist vollständig nicht verrechenbar.

Sind beide Hälften kürzer als eine Minute, wird nicht geteilt, sondern die ganze Buchung gekappt.

Ohne Budget-Eintrag zählt die Schätzung des Tickets. Hat das Ticket weder Budget noch Schätzung, wird nichts gekappt.

Was unangetastet bleibt

• Bereits in MOCO abgerechnete Einträge werden nie umgeflaggt. Sie zählen aber gegen das Budget.
• Einträge, die du selbst auf „nicht verrechenbar" gesetzt hast, bleiben, wie sie sind, und verbrauchen kein Budget.
• Jede ausdrückliche Entscheidung von Hand hat Vorrang: Schaltest du eine automatisch gekappte Buchung wieder auf verrechenbar, bleibt sie es.
• Zeiten aus dem MOCO-Webhook werden nicht angefasst -- dort ist MOCO führend.

Budget erhöhen oder Festpreis abschalten

Erhöhst du das Budget später oder deaktivierst den Schalter, werden die automatisch gekappten Einträge wieder freigegeben. Manuell gesetzte Einträge bleiben unverändert.

Wann neu gerechnet wird

Die Neuberechnung läuft automatisch beim Anlegen von Zeit (manuell und beim Stoppen eines Timers, auch in Sammelbuchungen), beim Freigeben von MCP-Entwürfen, beim Ändern der Dauer, beim Löschen eines Eintrags und beim Ändern von Budget, Schätzung oder Festpreis-Schalter.

Was du im Ticket siehst

Die Budget-Übersicht des Tickets weist zusätzlich zu den gebuchten Stunden aus, wie viele Minuten nicht verrechenbar und wie viele über Budget sind. Unter dem Festpreis-Schalter erscheint ein Hinweis wie „3h 20m über Budget – nicht verrechenbar", sobald etwas gekappt wurde.

Zusammenspiel mit MOCO

Ist MOCO verbunden, spiegelt Spedy das Budget (Stundensatz × Budgetstunden) und das Festpreis-Kennzeichen auf das Projekt des Tickets. Geteilte Buchungen landen als zwei Aktivitäten -- verrechenbar und nicht verrechenbar sauber getrennt, ohne manuelles Nacharbeiten. Dasselbe passiert, wenn du das Verrechenbar-Kennzeichen eines Eintrags von Hand umschaltest: Der Eintrag verlässt seine alte Aktivität und wandert in die passende.

MCP-Zeitfreigabe

Wenn KI-Agenten Zeit über MCP-Tools erfassen (z. B. timers_stop), landen diese Einträge nicht direkt in der Zeiterfassung. Stattdessen werden sie als Entwurf (Quelle: MCP, Status: Ausstehend) erstellt und erst nach Freigabe berücksichtigt.

Ausstehende Entwürfe ansehen

Gehe zu Zeit → Freigaben. Dort siehst du alle MCP-getrackte Zeiteinträge, die auf Freigabe warten. Ein Count-Badge am Tab zeigt die Anzahl. Auf dem Dashboard und in der Sidebar erscheinen ebenfalls Hinweise, wenn Freigaben ausstehen.

Freigeben, anpassen oder verwerfen

Für jeden Entwurf hast du drei Optionen:

• Freigeben — übernimmt die vorgeschlagene Dauer und bucht den Eintrag (auch an MOCO, falls verbunden)
• Anpassen + Freigeben — ändere die Dauer vor der Freigabe, z. B. von 45 auf 30 Minuten
• Verwerfen — löscht den Entwurf ohne Buchung

Mit Alle freigeben kannst du alle ausstehenden Entwürfe auf einmal freigeben.

MCP-Zeitfaktor

Unter Einstellungen → Zeiterfassung findest du die Einstellung MCP-Zeitfaktor (Standard: 1.0, Bereich: 1–10). Der Faktor multipliziert Agent-Minuten, bevor der Entwurf erstellt wird.

Beispiel: Bei Faktor 2.0 werden 30 Minuten Agent-Arbeit als 60 Minuten im Entwurf angezeigt. Der Originalwert bleibt auf dem Eintrag erhalten und ist in der Freigabe-Ansicht sichtbar.

Warum ein Freigabe-Workflow?

Agent-Zeit ist nicht gleich Mensch-Zeit. Der Freigabe-Schritt gibt dir die Kontrolle darüber, wie viel Zeit tatsächlich gebucht wird, bevor sie in Budgets, Berichte und externe Systeme fließt.

Timer-Erinnerungen

Wenn der Timer vergessen wird, wird Zeit spät gebucht — oder gar nicht. Mit Timer-Erinnerungen kann ein Admin einzelne Teammitglieder an ihren Arbeitstagen daran erinnern, sobald kein Timer läuft.

Erinnerungen pro Teammitglied aktivieren

Gehe zu Einstellungen → Zeiterfassung. Im Abschnitt Timer-Erinnerungen siehst du eine Liste aller Teammitglieder mit je einem Schalter. Aktiviere die Erinnerung für die Personen, die erinnert werden sollen.

Der Abschnitt erscheint nur, wenn die Zeiterfassung für die Organisation aktiv ist und du die Berechtigung gesamte Zeiterfassung verwalten hast. Kund:innen tauchen in der Liste nicht auf und werden nie erinnert.

Wochentage festlegen

Sobald die Erinnerung für eine Person aktiv ist, erscheint neben dem Schalter eine Wochentags-Auswahl (Mo–So). Standardmäßig sind Montag bis Freitag ausgewählt. Klick auf einen Tag, um ihn ein- oder auszuschalten — erinnert wird nur an den ausgewählten Tagen. Mindestens ein Tag muss ausgewählt bleiben.

Was das Teammitglied sieht

An einem konfigurierten Arbeitstag, wenn kein Timer läuft, erscheint die Erinnerung an drei Stellen:

• Ein Hinweis-Toast („Kein Timer läuft") mit direktem Link zur Zeiterfassung. Er erscheint beim Einloggen und meldet sich, solange ohne Timer weitergearbeitet wird, in ruhigem Abstand erneut — nicht bei jedem Klick.
• Ein rotes Ausrufezeichen am Zeiterfassungs-Widget in der Sidebar, auch im eingeklappten Zustand sichtbar.
• Eine Warnzeile im Widget als stehender Hinweis für den Tag.

Sobald ein Timer läuft, verschwinden alle drei.

Wurde der letzte Arbeitstag gar nicht gebucht, eskaliert der Hinweis zur Warnung („Zeit vom letzten Arbeitstag fehlt") mit der Bitte, spätestens heute nachzubuchen.

Fehltage-Übersicht

Auf der Zeitübersicht unter Zeit listet oben eine Karte alle Arbeitstage des laufenden Monats auf, an denen noch keine Zeit gebucht wurde — so schließt du Lücken, bevor der Monat abgeschlossen ist. Die Karte erscheint nur, wenn die Erinnerung für dich aktiv ist und es tatsächlich offene Tage gibt.

MOCO-Integration

Falls deine Organisation MOCO nutzt, können Zeiteinträge automatisch synchronisiert werden. Siehe Integrationen für Setup-Anleitungen.

Tastaturkürzel

Beim Bearbeiten eines Zeiteintrags kannst du mit Ctrl+Enter (Windows/Linux) bzw. Cmd+Enter (macOS) aus jedem Feld heraus speichern. Ein Hinweis unter dem Beschreibungsfeld zeigt den passenden Shortcut für dein Betriebssystem. Mit Escape brichst du die Bearbeitung ab.

Einstellungen

Admins können die Zeiterfassung unter Einstellungen > Zeiterfassung konfigurieren:

• Aktivieren/Deaktivieren der Zeiterfassung organisationsweit
• Budget-Warnschwellen -- einen Prozentsatz (10-100%) festlegen, ab dem Benachrichtigungen ausgelöst werden, wenn Zeiteinträge sich dem Ticket-Budget nähern
• Zeitrundung -- konfiguriere, wie erfasste Zeit gerundet wird:
  • Rundungsintervall: 1, 5, 10, 15, 30 oder 60 Minuten
  • Rundungsmethode: aufrunden, abrunden oder zum nächsten Wert
• Buchungspositionen -- verwalte vordefinierte Buchungspositionen, die Teammitglieder beim Zeiterfassen auswählen können, um Arbeit zu kategorisieren (z.B. Entwicklung, Meetings, Code Review)
• Timer-Erinnerungen -- aktiviere pro Teammitglied eine „Kein Timer läuft"-Erinnerung und wähle die Wochentage, an denen sie greift (Standard: Montag–Freitag). Siehe Timer-Erinnerungen oben.