Kapazitätsverträge

Mit Kapazitätsverträgen rechnest du Betreuung in Punkten statt in Stunden ab. Ein Kunde kauft ein festes Punktekontingent pro Quartal. Jedes Ticket auf seinen Projekten bekommt vor dem Start eine Größenklasse mit festem Punktwert, und der Kunde gibt diese Einstufung frei. Der Preis steht also fest, bevor gearbeitet wird.

• Punkte sind die Währung für den Kunden. Er sieht Klassen, Punkte und sein Restkontingent.
• Stunden bleiben intern. Dein Team erfasst Zeit weiter, damit du messen kannst, was eine Klasse wirklich kostet.
• Abgerechnet wird außerhalb von Spedy. Spedy hält fest, was vereinbart und was verbraucht wurde.

Gut zu wissen: Solange du keinen Vertrag anlegst und ihm kein Projekt zuordnest, ändert sich nichts. Projekte ohne Vertrag laufen weiter nach Stunden, inklusive Zeiten & Budget.

Wo du sie findest

Einstellungen → Kapazitätsverträge, mit drei Tabs:

Sehen darf die Seite, wer contracts:view hat. Anlegen, bearbeiten und Punkte buchen erfordert contracts:manage.

Einrichten

1. Klassen prüfen

Beim ersten Aufruf legt Spedy fünf Klassen mit Fibonacci-Punkten an:

Pro Klasse pflegst du Punkte, Einzelpreis (für Tickets auf Projekten ohne Vertrag) und Stunden (intern). Namen, Werte und Reihenfolge sind frei, und du kannst weitere Klassen hinzufügen. Die Reihenfolge ist die Leiter, an der eine bestrittene Einstufung herabgestuft wird.

Eine Klasse, die schon auf einem Ticket verwendet wurde, lässt sich nicht löschen, nur stilllegen. Neue Punktwerte gelten für künftige Einstufungen. Was ein Kunde bereits freigegeben hat, behält seinen Wert.

2. Pakete anlegen

Ein Paket ist eine Vorlage mit:

• Punkte je Quartal
• Gleichzeitige Tickets (wie viele Tickets parallel in Arbeit sein dürfen)
• Kostenfreie Klassen (werden geliefert, ohne Punkte zu kosten)
• Lieferzeit je Klasse in Arbeitstagen

Beim Anlegen eines Vertrags werden die Werte kopiert. Spätere Änderungen am Paket berühren laufende Verträge nicht.

3. Vertrag anlegen

Unter Verträge → Vertrag anlegen:

1. Paket wählen (oder ohne Paket alle Werte frei setzen).
2. Paketstufe benennen. So heißt das Paket beim Kunden.
3. Vertragsbeginn setzen. Die Quartale richten sich nach diesem Datum, nicht nach dem Kalenderquartal.
4. Optional Kapazitätspaket (€ / Monat) eintragen. Der Wert dient nur der internen Auswertung, Spedy stellt nichts in Rechnung.
5. Unter Mehr Einstellungen bei Bedarf anpassen: gleichzeitige Tickets, kostenfreie Klassen, Gewährleistung (Tage), Monatsdeckel (%), Bonus (%), freie Herabstufungen je Quartal, Mindestlaufzeit und Zeit auf eingestuften Tickets nicht abrechenbar.

4. Projekte zuordnen

Auf der Vertragsseite fügst du in der Karte Projekte die Projekte des Kunden hinzu. Erst ab hier ist der Vertrag wirksam: Tickets werden eingestuft, und der Kunde sieht keine Stunden mehr. Ein Projekt kann nur an einem aktiven Vertrag hängen.

Tickets, die vor der Zuordnung schon liefen, werden unter der bisherigen Regel fertiggestellt. Sie brauchen keine Einstufung und zählen nicht zum Parallel-Limit.

Unter Betriebspositionen kannst du laufende Posten wie Hosting oder Wartung hinterlegen. Sie sind nur informativ.

5. Abnahme anfragen (optional)

Über der Vertragsliste legst du unter Abnahme anfragen fest, bei welchem Status der Kunde um die Abnahme gebeten wird, zum Beispiel „Bereit für Live“. Ohne Auswahl gilt jeder finale Status.

Ein Ticket einstufen

Öffne ein Ticket auf einem Vertragsprojekt und wechsle zum Tab Eigenschaften. Dort liegt die Karte Einstufung.

1. Einstufung vorschlagen: Klasse wählen und eine Begründung schreiben. Nur dein Team kann vorschlagen. Beim Anlegen eines Tickets lässt sich die Klasse direkt mitgeben.
2. Der Kunde wird per Benachrichtigung und E-Mail informiert und kann Einstufung freigeben oder Widersprechen. Freigeben darf jede Person des Kunden mit Zugriff auf das Projekt.
3. Mit der Freigabe werden die Punkte reserviert. Erst jetzt kann das Ticket in einen aktiven Status wechseln.
4. Ist die Arbeit fertig, wird der Kunde um die Abnahme gebeten. Mit Abnahme erfassen werden die Punkte verbraucht.

Wichtig: Ein Ticket auf „Fertig“ zu ziehen ist keine Abnahme. Die Reservierung bleibt offen, bis der Kunde (oder ihr) die Abnahme erfasst.

Widerspruch und Herabstufung

Widerspricht der Kunde, bleibt das Ticket gesperrt. Lässt sich das nicht klären, nutzt ihr Auf niedrigere Klasse herabstufen: Es gilt die nächstkleinere Klasse. Wie oft das pro Quartal geht, steht im Vertrag (Standard: einmal).

Neu einstufen, vom Kontingent nehmen, nicht berechnen

• Neu einstufen: Die alte Reservierung geht zurück, die neue Klasse geht erneut zur Freigabe. Ein Ticket in Arbeit pausiert, bis sie freigegeben ist.
• Vom Kontingent nehmen: Gibt eine offene Reservierung zurück. Das Ticket kann danach neu eingestuft werden.
• Nicht berechnen: Für ein bereits abgenommenes Ticket. Spedy bucht eine Gutschrift, die Abbuchung bleibt sichtbar.

Wird ein eingestuftes Ticket gelöscht, geht die Reservierung automatisch zurück.

Kostenfreie Arbeit

Klassen, die das Paket als kostenfrei führt, werden mit null Punkten geliefert. Sie bleiben mit ihrem Punktwert im Ledger sichtbar, damit du weißt, wie viel kostenfrei geliefert wurde. Gewährleistung und Notfälle kennt das Ledger als eigene Gründe mit null Punkten; gebucht werden sie derzeit über die API (POST …/sizing/delivery mit outcome), noch nicht über die Karte.

Limits

Gleichzeitige Tickets

Ist das Limit erreicht, zeigt die Karte Parallel-Limit erreicht an, bevor der Statuswechsel abgelehnt wird. Mit Limit überschreiben lässt du genau dieses eine Ticket trotzdem starten. Die Begründung landet in der Aktivität, Kunden sehen sie nicht. Ein Ticket ohne freigegebene Klasse startet auch mit Überschreibung nicht.

Lieferzeit

Geht ein Ticket in Arbeit, startet die Lieferzeit der Klasse in Arbeitstagen. Steht das Ticket in einem blockierten Status, pausiert die Uhr, und das Datum verschiebt sich. Die Karte zeigt immer das echte Datum: Zugesagt bis ….

Kontingent erschöpft

Der Kunde kann weiter einstufen und freigeben. Das Ticket wird als Über Kontingent markiert. Vor der Abnahme haltet ihr mit Über Kontingent freigeben fest, wie es abgerechnet wird, etwa über Nachkauf, das nächste Quartal oder Kulanz. Der Kunde wird über die Entscheidung informiert.

Punktebewegungen (Ledger)

Jede Bewegung wird festgehalten und nie überschrieben: Kontingent, Reserviert, Abgenommen, Freigegeben, Im Paket enthalten, Gewährleistung, Notfall, Nachkauf, Bonus, Korrektur, Verfallen. Jeder angezeigte Kontostand ergibt sich aus diesen Bewegungen.

Der Filter Zeitraum bietet Dieser Monat, Vormonat, Laufendes Quartal, Vorquartal, Dieses Jahr, Gesamt und Von – bis. Darunter summiert Spedy die angezeigten Bewegungen nach Art.

Auf der Vertragsseite kannst du Punkte nachbuchen und eine Periode vorzeitig abschließen. Am Quartalsende verfallen ungenutzte Punkte. Offene Reservierungen bleiben bestehen und werden dem Quartal belastet, in dem sie entstanden sind. Zwei Wochen vor Quartalsende erstellt Spedy eine Quartalsübersicht mit Lieferungen, Bewegungen und Restkontingent.

Zeit und MOCO

Die Zeiterfassung läuft auf Vertragstickets unverändert weiter. Mit Zeit auf eingestuften Tickets nicht abrechenbar (Standard: an) wird jede Buchung auf einem eingestuften Ticket als nicht abrechenbar markiert und so an MOCO übertragen. Schaltest du die Option aus, gelten die internen Stunden der Klasse als Festpreis-Budget: Nur Stunden darüber sind nicht abrechenbar.

Was der Kunde sieht

• Vertrag in der Navigation: Kontingent, verbraucht, reserviert und verbleibend im laufenden Quartal, die eingestuften Tickets, abgedeckte Projekte, Betriebspositionen und die Punktebewegungen.
• Die Karte Einstufung am Ticket, mit Klasse, Punkten, Begründung und Lieferdatum.
• Im Board-Kopf einen Chip wie 42 Punkte übrig.

Stunden sieht ein Kunde auf einem Vertragsprojekt nirgends, auch nicht über die API. Vertragsprojekte erscheinen nicht unter Zeiten & Budget. Hat ein Kunde zusätzlich Projekte ohne Vertrag, sieht er diese dort weiterhin. Teammitglieder ohne contracts:view finden den Vertrag ebenfalls unter Vertrag in der Navigation.

Häufige Hinweise

• Ticket startet nicht: Die Einstufung ist noch nicht freigegeben, oder das Parallel-Limit ist erreicht. Die Karte sagt, was fehlt.
• Abnahme-Button ist gesperrt: Das Ticket liegt über dem Kontingent. Erst muss jemand mit contracts:manage festhalten, wie es abgerechnet wird.
• Projekt lässt sich nicht zuordnen: Es hängt bereits an einem anderen aktiven Vertrag.
• Vertrag beenden: Offene Reservierungen gehen zurück, die Projekte laufen wieder nach Stunden. Die Historie bleibt lesbar.