Zeiten & Budget (Kunden-Übersicht)

Die Zeiten-&-Budget-Übersicht gibt Kund:innen ein klares, auf sie zugeschnittenes Bild ihrer Projekte: wie viel Zeit gebucht wurde, wie es ums Budget steht und welche Budget-Freigaben auf eine Entscheidung warten. Sie ist bewusst schlanker als die Team-Ansicht der Zeiterfassung – keine Einzelbuchungen, keine Aufschlüsselung pro Tag oder pro Person – damit externe Beteiligte Transparenz bekommen, ohne die internen Details.

Wo du sie findest

Öffne als Kund:in Zeiten & Budget in der Seitennavigation. Die Seite liegt unter /time-budget.

Der Eintrag und die Seite sind nur sichtbar, wenn du die Berechtigung Kunden-Übersicht anzeigen (customer-overview:view) hast. Falls du sie nicht siehst, bitte eine:n Administrator:in, sie dir über deine Berechtigungsgruppe zu geben.

Was du siehst

Für jedes Projekt, in dem du Mitglied bist, zeigt die Übersicht:

• Gebuchte Zeit pro Ticket – die gesamte gebuchte Zeit, gebündelt pro Ticket. Einzelbuchungen sowie Aufschlüsselungen pro Tag und pro Person werden bewusst nicht angezeigt. Noch nicht bestätigte Entwürfe (PENDING-Buchungen) sind ausgeschlossen, die Zahlen spiegeln also nur bestätigte Arbeit.
• Budget-Stand – wie viel des hinterlegten Board-Budgets verbraucht ist und wie viel verbleibt. Es sind dieselben Zahlen, die dein Team in der Team-Ansicht sieht.
• Offene Budget-Freigaben – jede Budget-Anfrage, die auf eine Entscheidung wartet.

Ist für ein Projekt kein Budget hinterlegt, sagt die Übersicht das, statt einen leeren Balken zu zeigen. Wurde noch keine Zeit gebucht, weist sie ebenfalls darauf hin.

Wie der Budget-Stand gerechnet wird

Ein Budget ist ein Abrechnungsversprechen. Deshalb misst Spedy es gegen die Stunden, die auch tatsächlich abgerechnet werden -- nicht gegen alles, was jemals gebucht wurde.

Konkret: Stunden, die als nicht abrechenbar markiert sind, zählen nicht auf das Budget. Das betrifft vor allem Stunden über dem Budget eines Festpreis-Tickets, die ohnehin nie in Rechnung gehen, sowie Einträge, die jemand manuell als nicht abrechenbar gekennzeichnet hat. Prozentwert, die Warnung „fast erreicht", die Warnung „überschritten" und die verbleibenden Stunden leiten sich alle daraus ab.

Verschwiegen wird die gebuchte Zeit deswegen nicht:

• Der Budget-Balken bekommt hinter der Füllung ein zweites, neutrales Segment für den nicht abrechenbaren Anteil.
• Darunter steht eine Legende im Klartext, z. B. „7,25h nicht abrechenbar -- zählen nicht aufs Budget (42,25h erfasst)".

Weicht eine Zahl von deiner eigenen Rechnung ab, sagt diese Legende, woher die Differenz kommt.

Dieselbe Darstellung findest du überall, wo ein Budget auftaucht: in dieser Übersicht, unter Planung & Reports → Budgets, auf der Budget-Warnkarte des Dashboards und im Zeit-&-Budget-Chip im Board-Kopf.

Ticket-Zeilen in diesen Listen messen gegen dieselbe Bezugsgröße wie die Festpreis-Kappung -- das Budget des Tickets, sonst seine Schätzung -- und weisen ihren eigenen gekappten Anteil aus. Ein Ticket, dessen Überstunden längst gekappt sind, erscheint deshalb nicht mehr als roter Balken.

Nach Projekt filtern

Standardmäßig listet die Übersicht alle Projekte, auf die du Zugriff hast. Über den Projekt-Filter oben auf der Seite grenzt du sie auf ein einzelnes Projekt ein:

1. Klicke auf den Filter (er zeigt zunächst Alle Projekte)
2. Suche im Suchfeld nach dem Projektnamen
3. Wähle das Projekt aus

Danach zeigen sowohl die Projektkarten als auch die offenen Budget-Freigaben nur noch dieses eine Projekt. Über Alle Projekte kommst du zurück zur vollständigen Übersicht.

Die gefilterte Ansicht teilen

Die Auswahl steht als ?boardId= in der Adresszeile -- zum Beispiel /time-budget?boardId=…. Du kannst die URL also kopieren und weitergeben; wer sie öffnet, landet direkt in der gefilterten Ansicht (im Rahmen seiner eigenen Berechtigungen).

Aus demselben Grund führt der Zeit-&-Budget-Chip im Kopf eines Projekt-Boards jetzt direkt in die gefilterte Ansicht genau dieses Projekts statt in die Gesamtliste.

Zeigt ein Link auf ein Projekt, das du nicht (mehr) sehen darfst oder für das keine Daten vorliegen, erscheint statt einer leeren Seite der Hinweis Projekt nicht gefunden mit dem Button Alle Projekte anzeigen.

Budget freigeben oder ablehnen

Jede offene Freigabe hat zwei Aktionen:

1. Freigeben – bestätigt das angefragte Budget mit einem Klick.
2. Ablehnen – lehnt die Anfrage ab. Du kannst optional eine kurze Begründung mitgeben, die das Team sieht.

Offene Freigaben erscheinen zusätzlich direkt auf deinem Kunden-Dashboard, sodass du schnell freigeben kannst, ohne erst die volle Übersicht zu öffnen. Budget-Freigaben funktionieren hier genauso wie am Ticket selbst – den vollständigen Ablauf beschreibt Budget-Freigaben.

Auf einen Blick im Board-Kopf

Für den schnellen Blick zwischendurch – ohne die volle Seite zu öffnen – sitzt jetzt eine kompakte Zeit-&-Budget-Übersicht im Kopf jedes Projekt-Boards. Der Chip zeigt:

• die gebuchte Zeit des laufenden Abrechnungsmonats (inklusive noch nicht abgerechneter Zeit aus Vormonaten) neben einem Uhr-Symbol und
• bei hinterlegtem Budget einen kleinen Fortschrittsbalken samt Prozentwert, der bei knappem oder überschrittenem Budget auf Amber bzw. Rot wechselt.

Ein Klick öffnet die vollständige Zeiten & Budget-Ansicht. Die Zahlen sind exakt dieselben wie dort. Der Chip erscheint nur, wenn du die Berechtigung Kundenübersicht ansehen (customer-overview:view) oder Budget ansehen (budget:view) hast, und blendet sich ohne Berechtigung oder Daten von selbst aus.

Häufige Hinweise

• Auf dich zugeschnitten: Du siehst immer nur die Projekte (Boards), auf die du Zugriff hast. Die Übersicht zeigt nie die Projekte anderer Kund:innen.
• Nur bestätigte Zeit: Entwürfe von Zeitbuchungen, die noch nicht bestätigt sind (PENDING), bleiben bewusst außen vor, damit die Summen nicht mit ungeprüften Entwürfen schwanken.
• Berechtigungsgesteuert: Die Sichtbarkeit hängt vollständig an der Berechtigung customer-overview:view. Wird sie entzogen, verschwinden Seite und Menüpunkt.